A cég székhelye nem pusztán egy hivatalosan bejegyzett cím a cégjegyzékben. A székhely a vállalkozás „hivatalos otthona”, amelyhez több jogi kötelezettség is kapcsolódik. Ezek közül az egyik legfontosabb, hogy a cégnek a székhelyén meghatározott iratokat és dokumentumokat kell őriznie és elérhetővé tennie.
📌 Jogszabályi háttér
A kötelezettséget a 2006. évi V. törvény a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról (Ctv.) határozza meg.
-
Ctv. 7. § (1) kimondja:
„A cégnek a székhelyén kell biztosítania a jogszabályban előírt iratok elérhetőségét.”
Ez azt jelenti, hogy a hatóságok – például az adóhatóság (NAV) – ellenőrzés során jogosultak megnézni, hogy a kötelezően őrzendő iratok valóban rendelkezésre állnak-e a székhelyen.
📂 Milyen dokumentumokat kell a székhelyen tartani?
-
Cég alapító okirata, társasági szerződése, alapszabálya
– Ezek a dokumentumok tartalmazzák a cég működésének alapvető szabályait. -
Cégbírósági bejegyzést igazoló iratok
– A cégkivonat, bejegyző végzés és minden, a cégnyilvántartással kapcsolatos dokumentum. -
Hatósági engedélyek, működési engedélyek
– Amennyiben a vállalkozás működéséhez speciális engedély szükséges (pl. vendéglátás, építőipar, gyógyszer-kereskedelem). -
Könyvvezetéshez, számvitelhez kapcsolódó dokumentumok
– Számviteli törvény (2000. évi C. törvény) alapján ide tartoznak a főkönyvek, beszámolók, bizonylatok.
– Ezek tárolhatók elektronikusan is, de a székhelyen biztosítani kell a hozzáférést. -
Hatósági levelezések, hivatalos iratok
– Minden olyan hivatalos irat, amely a céget érinti (pl. NAV-értesítések, bírósági iratok, önkormányzati határozatok). -
Ügyvezetés, döntéshozatal dokumentumai
– Taggyűlési jegyzőkönyvek, határozatok könyve, vezető tisztségviselő döntései.
⚖️ Miért fontos mindez?
-
Jogkövetés: Ellenőrzéskor, ha a szükséges iratok nem elérhetők a székhelyen, a cég bírságot kaphat.
-
Hitelesség: A székhelyen tartott dokumentumok igazolják a cég szabályos működését.
-
Székhelyszolgáltatás esetén: ha a cég székhelyszolgáltatót vesz igénybe, akkor a szolgáltatónak kell biztosítania az iratok átvételét és őrzését – de a felelősség a cégvezetést terheli.
📝 Összegzés
Egy cég székhelyén nemcsak egy cégtábla kötelező, hanem a legfontosabb iratok elérhetősége is. A Ctv. 7. § előírásai alapján a hatóságok ezt ellenőrizhetik, és hiányosság esetén a cég bírsággal vagy akár törlés veszélyével is szembenézhet.
👉 A Dr. Ökrös Tamás Ügyvédi Iroda rendszeresen segít ügyfeleinek abban, hogy a székhelyszolgáltatás, az iratőrzés és a jogszabályoknak való megfelelés a lehető legbiztonságosabb legyen.
